Etika Telekonferensi – Di dunia sekarang ini, lebih banyak pertemuan dilakukan dalam bentuk audio, video, atau konferensi web. Ini karena telekonferensi adalah cara paling ekonomis untuk berkomunikasi dengan orang lain yang mungkin berada di lokasi yang berbeda.
Mengadakan konferensi semacam itu berarti orang perlu mengikuti aturan etiket tertentu agar mereka menjadi peserta yang lebih efektif dalam pertemuan semacam itu. Platform konferensi yang berbeda berarti bahwa ada aturan etiket yang berbeda yang berlaku untuk masing-masing.
Konferensi Telepon atau Konferensi Audio
Selama konferensi audio, aturan etiket berikut harus diperhatikan:
- Perkenalan sangat penting. Karena telekonferensi melalui telepon, semua yang terdengar adalah suara dan peserta tidak memiliki cara untuk menentukan siapa yang berbicara. Sebelum konferensi dimulai, babak perkenalan perlu dilakukan agar semua orang tahu siapa yang hadir. Pengenalan juga perlu dilakukan ketika seseorang berbicara atau membuat komentar sehingga setiap orang yang mendengarkan dapat mengidentifikasi pembicara.
- Kurangi kebisingan latar belakang. Saat berbicara melalui telepon, suara sekecil apa pun dapat menjadi gangguan bagi seseorang yang mendengarkan. Cobalah untuk meminimalkan gangguan. Hindari kertas gemerisik, matikan ponsel atau dalam mode senyap (tidak bergetar), tutup jendela untuk membatasi kebisingan dari luar.
- Bersikap sopan. Ketika seseorang berbicara, jangan menyela. Ketika giliran Anda untuk berbicara, jangan menjadi pusat perhatian. Saat mengajukan pertanyaan, perkenalkan diri Anda dan tanyakan dengan sopan.
- Manajemen waktu adalah kuncinya. Hindari keluar dari topik karena ini dapat membuang waktu yang berharga. Awasi arloji Anda atau jam dan cobalah untuk tetap pada agenda. Ingatlah bahwa mungkin ada peserta di zona waktu yang berbeda.
Konferensi video
Karena peserta konferensi video juga dapat saling melihat, berikut adalah aturan etika konferensi video:
- Berpakaianlah dengan benar. Anda harus mengenakan pakaian bisnis yang tepat karena Anda dapat dilihat oleh semua peserta lainnya.
- Hindari makan dan minum. Makan atau minum mungkin tidak pantas ketika semua peserta lain dapat melihat apa yang sebenarnya Anda lakukan.
- Jangan mengalihkan perhatian orang lain. Hindari memutar-mutar ibu jari Anda atau membuat pesawat kertas. Tidak peduli seberapa bosannya Anda dengan telekonferensi, ingatlah bahwa ini adalah rapat dan semua orang dapat melihat apa yang Anda lakukan. Hindari terkantuk-kantuk dan pastikan Anda mencoba yang terbaik untuk menahan menguap.
- Bersikap sopan. Jangan kasar dan menyela pembicara. Dengarkan dan berikan komentar Anda saat diminta. Ajukan pertanyaan dengan sopan dan jawab pertanyaan apa pun dengan cara yang sama. Telekonferensi seperti mengadakan pertemuan secara langsung, Anda harus bersikap sopan.
Ini semua adalah aturan etiket yang sangat mendasar tetapi mengikutinya akan membantu membuat upaya telekonferensi Anda berhasil.
[ad_2]
